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Transformation numérique

Comment la dématérialisation facilite l’accès et le partage de l’information ?


Des données, il y en a dans tous les sens. Pour y voir clair, il convient de faire appel aux nouvelles technologies de l’information et de la communication pour optimiser la gestion. Sinon, gare au chaos. On appelle ça la Gestion Electronique des Documents (GED). Grâce à elle, le partage et l’accès à l’information devient un jeu d’enfant.

La GED, un vecteur de performance

La transformation numérique et l’innovation, au cœur de l’entreprise, permettent un gain de temps inestimable et une efficacité jamais inégalée. A condition de bien maîtriser la GED, un outil idéal pour impulser coopération et partage d’information. Le nombre de fonctionnalités est chaque année plus important, pour permettre à la fois l’acquisition de nouveaux documents tels que devis, formulaires et autres, mais aussi leur diffusion puis leur stockage.
L’ensemble des collaborateurs se doit donc d’être au fait des dernières technologies, notamment grâce à la formation proposée en interne, un incontournable pour que votre entreprise reste dans la course. Parce qu’il serait faux de croire que la GED consiste simplement à appuyer sur quelques touches de son clavier ! Cela implique de créer des automatismes pour faire des sauvegardes régulières et sécurisées, de savoir comment rechercher des documents, souvent par un système de mots-clés, de savoir faire des signatures électroniques etc. Mais une fois bien maîtrisée, la GED sait se rendre indispensable pour tous les services d’une organisation.

Par où commencer ?

Sans hésiter, investissez dans la formation de vos salariés. C’est un choix budgétaire qui n’est pas toujours simple à faire, mais très vite, les coûts seront amortis. Moins de papier et d’encre, moins d’entretien de matériel, moins de place nécessaire à l’archivage des documents. Une fois la culture du numérique bien intégrée dans votre organisation, nul doute que les informations pourront circuler et faciliter le travail collaboratif. Où que le salarié soit – en déplacement chez un client, sur un autre site de l’entreprise, chez lui s’il fait du télétravail – il aura accès aux données via les logiciels que vous aurez acquis, pourra les modifier si nécessaire et automatiquement, ses collaborateurs concernés par ledit projet en seront informés.

C’est donc dans tous les services que la dématérialisation facilite l’accès et le partage de l’information. Et les TPE ou PME sont impactées au même titre que les grandes entreprises. S’inscrire dans l’évolution de ces nouveaux processus est maintenant un paramètre à prendre en compte rapidement. Car si vous ne les utilisez pas encore, ce n’est peut-être pas le cas de vos fournisseurs et clients.
Soyez-en convaincu : comme les autres, vous saurez les mettre en place. Et nous faisons le pari que, dans quelques temps, vous vous direz : « Mais comment avons-nous fait pour faire sans ? ».

 

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