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Dématérialisation et marchés publics, la réussite de la Mairie de Vitry-sur-Seine


Depuis 2006, sous l’impulsion de la Commission européenne, la dématérialisation de certains marchés publics a commencé à être imposée sur tout le territoire national. Comment les collectivités ont-elles franchi le pas de la digitalisation ? Quels sont les avantages de la dématérialisation ? Réponses à travers un exemple concret, celui de la Mairie de Vitry-sur-Seine.

Une réelle avancée pour les collectivités, mais aussi pour les TPE et PME

Les prescripteurs, souvent les collectivités locales, sont désormais vivement encouragés à mettre les appels d’offres en ligne. Et les intéressés sont invités à y répondre uniquement par voie électronique, soit par l’utilisation de l’email, soit par l’usage d’une plateforme collaborative sur Internet.

L’ensemble des réponses à ces marchés publics doit avoir lieu sous forme de fichiers électroniques. Si, depuis 2010, il n’est déjà plus possible de rendre publics les marchés de plus de 90 000 euros sous une forme classique, papier, les directives européennes exigent qu’au 1er janvier 2018, 100% des marchés soient dématérialisés. Il reste donc un peu plus d’une année à tous les acteurs pour revoir leurs systèmes de publication.

Mais au regard des avantages nombreux de la dématérialisation, les collectivités ne devraient avoir aucune difficulté à s’y mettre. Facilité des échanges entre acheteurs et entreprises, continuité de l’information grâce aux alertes fournies par les plateformes, sécurisation des dépôts, tout ceci devient possible avec la numérisation des données.

Une plateforme collaborative expérimentale

Pour répondre à ces nouvelles normes européennes, la Mairie de Vitry-sur-Seine a équipé en 2010 l’ensemble des services administratifs des directions de l’architecture et des espaces verts d’une plateforme collaborative. Cet outil permet la mise en ligne et la réception des propositions à tous les appels d’offres lancés sur l’agglomération.

Utilisée quotidiennement par les services, la plateforme a largement simplifié les démarches des acteurs (services administratifs et répondants), en facilitant l’instruction des dossiers, la gestion des notifications des marchés et la gestion de la partie opérationnelle : un annuaire des intervenants et une mémoire numérique permettent aux équipes opérationnelles d’être plus productives. Les tiers peuvent également avoir accès aux éléments des dossiers grâce à une interface et des identifiants dédiés. La création d’un calendrier d’instruction, l’enregistrement des pièces administratives, le dépôt des documents nécessaires, la validation par les services concernés et la présentation auprès du Conseil Municipal font désormais partie d’un protocole défini.

Tous les appels d’offres ainsi que toutes les réponses sont précieusement conservés par le système de stockage de la plateforme et l’ensemble des entreprises répondant aux appels d’offres doivent avoir au préalable installé un système de signature électronique.

En conclusion, après six ans d’expérience, il apparaît que la plus-value de la plateforme mise en place est bien réelle. Si bien qu’aujourd’hui, au sein de la mairie de Vitry-sur-Seine, il n’est pas question de faire marche arrière. Le gain de temps pour tous les acteurs est démontré et les appels d’offres font partie d’un processus global simplifié qui permet à tous les acteurs d’être gagnants.

 

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