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Transformation numérique

5 conseils pour réussir un projet d’externalisation du centre de production documentaire


Dit simplement, externaliser revient à confier l’exécution de certaines tâches « hors cœur de métier » à des structures externes à l’entreprise.

Pour une externalisation de centre de production documentaire, de nombreuses questions se posent : Comment définir le périmètre de la prestation (typologies de flux, niveaux de finitions, disponibilité du service de reprographie, acheminement des plis, etc.) ?  Comment définir les niveaux de responsabilité (niveaux de services et niveaux d’engagements) ? Comment faire face aux fluctuations d’activité (pics, saisonnalité, etc.) ? Comment gérer la phase de transition dès la signature du contrat ?

Ces questions sont nombreuses et toutes justifient d’un travail de préparation sérieux avec une équipe de spécialistes pour vous aider à la mise en œuvre d’un tel projet stratégique. D’ores et déjà, voici nos 5 conseils à suivre pour réussir votre projet d’externalisation :

Conseil N°1 : Focalisez-vous sur les documents !

Le moment est venu d’analyser l’activité du centre de production : procédures de fabrication, volumétries produites, finitions, caractéristiques des produits finis, planning, etc. Une fois validés par les partis, ces éléments serviront de base de travail claire pour la préparation du projet.

Conseil N°2 : Reposez-vous sur l’expérience des autres !

Il ne faut pas hésiter à s’appuyer sur les responsables internes de l’entreprise et sur les documents types des prestataires ; ces derniers, habitués à ce genre d’opération, connaissent les contours d’un projet d’externalisation : Convention de services, Plan de qualité, Cahier de procédures, etc.

Conseil N°3 : Soyons précis pour une meilleure satisfaction !

Il est courant de constater que les malentendus et les dysfonctionnements sont dus à des zones d’ombre non traitées lors de la phase amont. Soyons exigeants ! Un projet d’externalisation dépasse le simple contrat de sous-traitance ; les notions de confiance et de pérennité sont essentielles, pour cela les responsabilités seront clairement définies.

Conseil N°4 : Pensez dès aujourd’hui à l’avenir  !

La place du document au sein de l’entreprise évolue ; la place du numérique bouleverse les activités des métiers (communication multicanale, digitalisation de processus métiers). Face à ces changements, il est essentiel d’appréhender la dimension « Innovation » au travers d’un plan de progrès et de travaux reconnus au sein de centres de recherches.

Conseil N°5 : Associez un partenaire « Green » et confortez votre politique RSE

Parce que votre organisation produit un volume important de documents, il est essentiel que votre partenaire soit en mesure de vous apporter des solutions écologiques et durables pour votre entreprise et vos collaborateurs.

Pour en savoir plus et découvrir comment Ricoh peut vous aider, veuillez remplir le formulaire ci-dessous.




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